Präsentationen mit KI erstellen: schneller vom Gedanken zur ersten Fassung

Eine Präsentation beginnt selten mit leeren Folien. Meist gibt es schon Stichpunkte aus einem Meeting, eine E-Mail mit Anforderungen, ein Angebot, einen Bericht oder eine grobe Idee im Kopf. Der zeitraubende Teil ist dann nicht das Wissen selbst, sondern der Weg zur brauchbaren Struktur: Was kommt auf welche Folie? Welche Botschaft steht im Vordergrund? Wie kurz darf der Text sein? Und was ist nur Hintergrundwissen?

Genau hier kann KI helfen. Nicht, indem sie Ihre fachliche Verantwortung ersetzt, sondern indem sie aus unsortierten Notizen einen ersten Entwurf macht. Sie gewinnen schneller eine Gliederung, Folientitel, Sprechernotizen und Varianten für unterschiedliche Zielgruppen. Die Qualität entsteht danach durch Ihre Prüfung, Ihr Fachwissen und klare Regeln für den Umgang mit vertraulichen Daten.

Was KI bei Präsentationen gut kann und was nicht

KI ist besonders stark darin, vorhandenes Material zu ordnen, zu kürzen und in eine verständliche Reihenfolge zu bringen. Aus zehn Stichpunkten kann sie eine Agenda vorschlagen. Aus einem Bericht kann sie Kernaussagen für eine Management-Präsentation ableiten. Aus einer Produktbeschreibung kann sie eine Vertriebspräsentation für Neukunden formulieren.

Wichtig ist die richtige Erwartung: KI liefert einen Entwurf, keine fertige Freigabeversion. Sie kennt Ihre internen Prioritäten nicht automatisch, sie kann Zahlen falsch einordnen und sie erkennt nicht zuverlässig, welche Aussagen rechtlich, fachlich oder politisch heikel sind. Deshalb sollte der Arbeitsablauf immer so aussehen: erst KI für Struktur und Formulierung nutzen, dann fachlich prüfen, dann gestalten und freigeben.

Der einfache Arbeitsablauf: von Stichpunkten zur Präsentation

1. Ziel und Zielgruppe klären

Bevor Sie ein KI-Werkzeug öffnen, beantworten Sie drei Fragen: Wer sitzt im Publikum? Was soll nach der Präsentation entschieden, verstanden oder getan werden? Wie viel Zeit steht zur Verfügung? Diese Informationen sind wichtiger als lange Hintergrundtexte.

Ein guter Start könnte so aussehen: „Erstellen Sie eine Präsentationsstruktur für ein 20-minütiges Update an die Geschäftsführung. Ziel ist eine Entscheidung über die nächsten Schritte. Zielgruppe: nicht technisch, aber zahlenorientiert. Ton: sachlich, knapp, entscheidungsorientiert.“

2. Material vorsortieren

Sie brauchen keinen perfekten Text. Stichpunkte reichen oft aus. Hilfreich ist aber eine grobe Einteilung: Ausgangslage, Problem, Lösung, Nutzen, Risiken, Entscheidung oder nächster Schritt. Je klarer die Eingabe, desto besser die Ausgabe.

Bei vertraulichen Inhalten gilt: Nur freigegebene Informationen in ein KI-Werkzeug eingeben. Kundennamen, personenbezogene Daten, Vertragsdetails, interne Margen, Gesundheitsdaten oder nicht veröffentlichte Geschäftszahlen gehören nicht unbedacht in einen allgemeinen Chat. In Unternehmen sollte vorab festgelegt sein, welche Werkzeuge erlaubt sind und welche Daten dort verarbeitet werden dürfen.

3. Erst die Story, dann die Folien

Viele beginnen direkt mit „Erstelle mir zehn Folien“. Besser ist ein Zwischenschritt: Lassen Sie sich zunächst eine Dramaturgie vorschlagen. Das bedeutet: Welche Geschichte erzählt die Präsentation von Anfang bis Ende?

Zum Beispiel: „Machen Sie aus diesen Stichpunkten eine Präsentationslogik mit rotem Faden. Nennen Sie pro Abschnitt die Kernbotschaft, mögliche Folientitel und welche Information auf keinen Fall fehlen darf.“ Danach können Sie gezielt entscheiden, welche Struktur passt und welche Teile fehlen.

4. Folienentwurf erzeugen

Erst wenn die Struktur stimmt, lohnt sich der Folienentwurf. Werkzeuge wie Microsoft Copilot in PowerPoint oder Gamma können aus Prompts, Dokumenten oder vorhandenen Texten erste Präsentationen erstellen. Microsoft Copilot passt vor allem dann gut, wenn Ihr Unternehmen ohnehin mit Microsoft 365 arbeitet und die Nutzung über die geschäftliche Umgebung geregelt ist. Gamma ist für schnelle visuelle Entwürfe interessant, sollte aber wie jedes externe Werkzeug nur nach interner Freigabe, mit passenden Datenschutzvereinbarungen und ohne ungeprüfte vertrauliche Inhalte genutzt werden.

Der Entwurf sollte bewusst knapp angefordert werden: „Erstellen Sie eine Präsentation mit maximal acht Folien. Pro Folie höchstens eine Kernbotschaft, maximal drei Stichpunkte und Vorschläge für Sprechernotizen. Keine erfundenen Zahlen. Unklare Punkte bitte als Prüfhinweis markieren.“

Ein Prompt, der in der Praxis funktioniert

Ein Prompt ist keine Zauberformel, sondern eine Arbeitsanweisung. Für Präsentationen bewährt sich diese einfache Struktur: Aufgabe, Kontext, Zielgruppe, Material, Format und Prüfanweisung.

Ein vollständiges Beispiel:

„Erstellen Sie aus den folgenden Stichpunkten einen Entwurf für eine 10-minütige Präsentation für die Bereichsleitung. Ziel ist eine Entscheidung über die Freigabe eines Pilotprojekts. Die Zielgruppe hat wenig Detailwissen, interessiert sich aber für Aufwand, Nutzen, Risiken und nächste Schritte. Bitte schlagen Sie acht Folien vor. Jede Folie soll einen klaren Titel, drei kurze Stichpunkte und Sprechernotizen enthalten. Erfinden Sie keine Zahlen. Markieren Sie fehlende Informationen als Prüfpunkt.“

Datenschutz: Was darf in die KI, was nicht?

Beim Erstellen von Präsentationen ist die Versuchung groß, einfach den gesamten Bericht, das Protokoll oder das Angebot hochzuladen. Genau hier entstehen Risiken. Präsentationen enthalten oft personenbezogene Daten, interne Bewertungen, Kundeninformationen oder strategische Aussagen. Deshalb braucht es eine einfache Vorprüfung.

Für Unternehmen ist entscheidend, nicht jede Person allein entscheiden zu lassen. Besser sind klare KI-Regeln: Welche Tools sind erlaubt? Dürfen Dateien hochgeladen werden? Welche Datenarten sind ausgeschlossen? Wer prüft Ergebnisse vor der Weitergabe? Wenn solche Regeln noch fehlen, ist ein eigener Leitfaden sinnvoll. Vertiefend passt dazu der Beitrag KI-Richtlinie im Unternehmen erstellen.

Qualität sichern: Die Präsentation gehört weiterhin Ihnen

KI kann Formulierungen glätten, aber sie übernimmt keine Verantwortung. Prüfen Sie deshalb jede Präsentation in vier Schritten.

Fakten prüfen

Stimmen Zahlen, Namen, Termine, Quellen und Zuständigkeiten? Besonders bei Marktangaben, rechtlichen Aussagen oder technischen Details sollten Sie nicht auf den KI-Entwurf vertrauen. Wenn die KI eine Lücke elegant überspielt, wird es gefährlich. Fordern Sie deshalb ausdrücklich Prüfhinweise an.

Botschaft schärfen

Viele KI-Entwürfe klingen ordentlich, aber zu allgemein. Fragen Sie sich pro Folie: Was soll das Publikum nach dieser Folie wissen oder entscheiden? Wenn die Antwort unklar ist, braucht die Folie eine bessere Kernbotschaft oder gehört gestrichen.

Text kürzen

KI neigt dazu, zu viel Text auf Folien zu schreiben. Gute Folien sind keine ausformulierten Dokumente. Lassen Sie lange Absätze in kurze Aussagen, Überschriften oder Sprechernotizen umwandeln. Die Folie zeigt die Orientierung, Sie liefern die Erklärung.

Ton und Rolle anpassen

Eine Präsentation für das Team klingt anders als eine Präsentation für den Vorstand oder für Kundinnen und Kunden. Nutzen Sie KI ruhig für Varianten: sachlicher, kürzer, vertriebsorientierter, weniger technisch oder stärker entscheidungsorientiert. Wählen Sie danach bewusst aus, was zu Ihrem Unternehmen passt.

Typische Fehler beim Präsentationen-Erstellen mit KI

Der häufigste Fehler ist ein zu grober Auftrag: „Mach mir eine Präsentation über Projekt X.“ Das Ergebnis wird dann beliebig. Geben Sie Ziel, Zielgruppe, Länge und Entscheidungskontext mit.

Der zweite Fehler ist blindes Vertrauen. Eine schön gestaltete Präsentation wirkt schnell überzeugend, auch wenn Aussagen ungenau sind. Behandeln Sie KI-Entwürfe wie den Vorschlag einer sehr schnellen Assistenz: hilfreich, aber prüfpflichtig.

Der dritte Fehler ist fehlende Datenhygiene. Wer vertrauliche Informationen in nicht freigegebene Werkzeuge kopiert, spart vielleicht zehn Minuten, schafft aber ein Datenschutzproblem. Nutzen Sie geschäftlich freigegebene Konten, halten Sie sich an interne Regeln und arbeiten Sie mit neutralisierten oder zusammengefassten Informationen, wenn Details nicht notwendig sind.

Vorher-Nachher: So verändert KI den Arbeitsaufwand

Ohne KI beginnt die Arbeit oft mit einer leeren Datei. Sie verschieben Folien, formulieren Überschriften, suchen nach einer Reihenfolge und merken nach einer Stunde, dass der rote Faden noch fehlt. Mit KI starten Sie anders: Sie geben Ziel, Zielgruppe und Stichpunkte ein und erhalten nach kurzer Zeit mehrere Strukturvorschläge. Dann entscheiden Sie, welche Variante trägt.

Der Zeitgewinn liegt nicht darin, die Präsentation ungeprüft zu übernehmen. Er liegt darin, schneller ins Bearbeiten zu kommen. Aus „Ich muss erst anfangen“ wird „Ich habe einen Entwurf, den ich verbessern kann“. Gerade im Büroalltag ist das oft der entscheidende Unterschied.

Welche Werkzeuge im Arbeitsalltag sinnvoll sind

Für viele Unternehmen ist Microsoft Copilot naheliegend, weil er in PowerPoint und Microsoft 365 eingebunden werden kann und sich besser in bestehende Rechte, Dateien und Unternehmensprozesse einfügt als ein privater Einzelaccount. ChatGPT, Claude und Gemini eignen sich gut für Gliederungen, Varianten, Formulierungen und Sprechernotizen, sofern die Nutzung betrieblich geregelt ist. Gamma kann schnelle visuelle Präsentationsentwürfe liefern, sollte aber datenschutzseitig wie jedes externe KI-Werkzeug geprüft und nicht als Ablage für vertrauliche Rohdaten verwendet werden.

Wichtiger als der Werkzeugname ist das Prinzip: Nutzen Sie KI für Entwurf, Struktur, Kürzung und Perspektivwechsel. Nutzen Sie Ihr Fachwissen für Bewertung, Freigabe und Verantwortung.

Wenn Ihr Team lernen soll, Präsentationen, E-Mails, Protokolle, Recherchen und andere Büroaufgaben sicher mit KI zu bearbeiten, ist der Live-Online-Kurs KI im Arbeitsalltag der Bierwirth-IT Akademie ein praxisnaher Einstieg ohne Vorkenntnisse.

Fazit: KI beschleunigt den Entwurf, nicht die Verantwortung

Präsentationen mit KI zu erstellen ist vor allem dann nützlich, wenn Sie nicht bei Gestaltungseffekten beginnen, sondern bei der Arbeitsfrage: Was soll diese Präsentation erreichen? Mit einem klaren Auftrag kann KI aus Stichpunkten eine Struktur, Folientitel, Kernaussagen und Sprechernotizen vorschlagen. Sie sparen Zeit, bekommen schneller Varianten und überwinden den leeren-Folien-Moment.

Gleichzeitig bleiben Datenschutz und Qualität entscheidend. Vertrauliche Daten gehören nur in freigegebene Umgebungen, Ergebnisse müssen geprüft werden, und die finale Botschaft muss zu Ihrem Unternehmen passen. Dann wird KI nicht zum Risiko, sondern zu einem produktiven Werkzeug für bessere Vorarbeit.

Häufige Fragen

Kann KI eine fertige PowerPoint-Präsentation erstellen?

Ja, Werkzeuge wie Microsoft Copilot in PowerPoint oder Gamma können aus Prompts, Dokumenten oder Stichpunkten erste Präsentationsentwürfe erstellen. Fertig im fachlichen Sinn ist der Entwurf aber erst nach Ihrer Prüfung von Inhalt, Zahlen, Ton und Datenschutz.

Darf ich interne Dokumente in ein KI-Tool hochladen?

Nur wenn das Werkzeug im Unternehmen dafür freigegeben ist und die Daten dort verarbeitet werden dürfen. Interne Dokumente können personenbezogene oder vertrauliche Informationen enthalten. Klären Sie deshalb vorab Kontotyp, Datenschutzvereinbarungen, Berechtigungen und betriebliche Regeln.

Was ist besser: ChatGPT, Copilot oder Gamma?

Das hängt vom Zweck ab. ChatGPT, Claude oder Gemini sind stark beim Strukturieren und Formulieren. Microsoft Copilot passt gut in Microsoft-365-Umgebungen und PowerPoint-Arbeit. Gamma ist hilfreich für schnelle visuelle Entwürfe. Entscheidend ist, welches Werkzeug Ihr Unternehmen sicher und geregelt einsetzen kann.

Wie verhindere ich erfundene Inhalte in KI-Präsentationen?

Geben Sie der KI klare Grenzen: keine Zahlen erfinden, Unsicherheiten markieren, fehlende Informationen als Prüfpunkt ausweisen. Prüfen Sie anschließend alle Fakten selbst. Besonders bei Kennzahlen, Kundenaussagen, Rechtsfragen und strategischen Aussagen sollte nichts ungeprüft übernommen werden.