Es ist die Frage, die in jeder Schulung kommt, meist nach etwa zwanzig Minuten und oft etwas verlegen formuliert: „Und was darf ich da jetzt eigentlich reinschreiben?" Dahinter steckt selten Nachlässigkeit. Die meisten Beschäftigten ahnen, dass es eine Grenze gibt, aber niemand hat sie ihnen je gezeigt.

Das Ergebnis ist erwartbar. Manche geben aus Vorsicht gar nichts Konkretes ein und wundern sich über unbrauchbare Ergebnisse. Andere fügen den kompletten Vertragsentwurf ein, weil es ja schnell gehen soll. Beide Gruppen brauchen dasselbe: eine klare, merkbare Linie. Dieser Beitrag zieht sie.

Der entscheidende Unterschied: welcher Zugang

Bevor es um Datenkategorien geht, muss ein Punkt geklärt sein, der alles andere überlagert: Es macht einen fundamentalen Unterschied, ob Sie einen kostenlosen oder einen geschäftlichen Zugang nutzen.

Bei kostenlosen Zugängen der großen Anbieter werden Eingaben in aller Regel zur Verbesserung der Modelle ausgewertet, sofern nicht ausdrücklich widersprochen wurde. Was Sie eingeben, kann also in das Training einfließen. Für private Nutzung mag das hinnehmbar sein. Für Kundendaten, Vertragsinhalte oder Personalangelegenheiten ist es das nicht – dort fehlt schlicht die Rechtsgrundlage, Daten Dritter an ein Modelltraining weiterzugeben.

Geschäftliche Zugänge sind anders gebaut. Anbieter sagen dort in aller Regel zu, dass Eingaben nicht zum Training verwendet werden, bieten einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung an und ermöglichen teils die Datenhaltung in der EU. Erst damit wird der betriebliche Einsatz mit personenbezogenen Daten überhaupt diskutabel.

Die praktische Regel lautet deshalb: Kostenlose Zugänge sind zum Üben mit erfundenen Beispielen da. Sobald echte Betriebsdaten im Spiel sind, braucht es den geschäftlichen Zugang.

Die drei Stufen

Innerhalb eines freigegebenen geschäftlichen Zugangs hilft eine dreistufige Einteilung, die sich Beschäftigte merken können.

Grün: unkritisch

Informationen, die ohnehin öffentlich sind oder keinen Bezug zu Personen und Geschäftsgeheimnissen haben. Allgemeine Formulierungshilfen, Textentwürfe ohne konkrete Inhalte, öffentlich verfügbare Fachinformationen, Übersetzungen allgemeiner Texte.

Beispiel: „Formuliere eine höfliche Absage auf eine Terminanfrage." Hier ist nichts zu schützen.

Gelb: intern, mit Zugang erlaubt

Betriebliche Inhalte ohne Personenbezug: interne Abläufe, Produktbeschreibungen, technische Dokumentation, anonymisierte Auswertungen. Nur im freigegebenen geschäftlichen Zugang, nicht in kostenlosen Versionen.

Beispiel: „Fasse dieses interne Protokoll zur Umstellung des Ablagesystems zusammen." Vertraulich, aber ohne Personenbezug – im geschäftlichen Zugang vertretbar.

Rot: gesperrt

Personenbezogene Daten von Kunden, Bewerbern, Beschäftigten und Partnern. Gesundheitsdaten. Vertrags- und Preisdetails, aus denen sich Geschäftsgeheimnisse ergeben. Zugangsdaten, Schlüssel, Passwörter. Alles, was einer beruflichen Verschwiegenheitspflicht unterliegt.

Beispiel: „Hier ist die Bewerbung von Frau Müller, was hältst du davon?" Das ist unabhängig vom Zugang problematisch – es geht um Personendaten Dritter in einem Bewertungskontext.

Die Grauzone, über die niemand spricht

Zwischen Gelb und Rot liegt der Fall, an dem die meisten scheitern: der indirekte Personenbezug.

Sie entfernen den Namen aus einer E-Mail und halten sie damit für anonym. Wenn im Text aber steht „unser Kunde aus Bad Homburg, der die Anlage im März gekauft hat", ist die Person für jeden Eingeweihten identifizierbar. Anonymisierung ist deutlich schwerer, als sie aussieht.

Ein zweiter Fall: Sie geben einzeln unkritische Informationen ein, die in der Summe ein Bild ergeben. Über Wochen entsteht so ein Gesprächsverlauf, der mehr über Ihr Unternehmen aussagt als jede einzelne Eingabe.

Die praktikable Faustregel für die Grauzone: Wenn Sie den Text ausgedruckt im Zug liegen lassen würden und dabei ein ungutes Gefühl hätten, gehört er nicht in ein KI-Werkzeug. Das ist keine juristische Definition, aber es funktioniert im Alltag.

Was passiert, wenn doch etwas passiert

Irgendwann rutscht jemand aus. Das ist kein Drama, wenn Sie darauf vorbereitet sind – und ein Problem, wenn nicht.

Gelangen personenbezogene Daten unbefugt an ein KI-Werkzeug, kann eine Datenschutzverletzung vorliegen, die binnen 72 Stunden an die Aufsichtsbehörde zu melden ist. Diese Frist läuft ab Kenntnis – und Kenntnis hat das Unternehmen, sobald es intern gemeldet wurde.

Genau deshalb gehört in jede KI-Richtlinie ein sanktionsfreier Meldeweg. Wer befürchtet, für einen Fehler belangt zu werden, meldet ihn nicht, und dann läuft die Frist ins Leere. Was sonst in eine Richtlinie gehört, steht in KI-Richtlinie erstellen: Die wichtigsten Regelungen.

Fünf Regeln, die im Alltag tragen

1. Ein freigegebener Zugang für alle. Wenn Sie kein brauchbares Werkzeug bereitstellen, nutzen Ihre Leute ein anderes – mit privatem Konto. Das ist der teuerste Weg, Kosten zu sparen.

2. Namen raus, Struktur rein. Statt der echten Kundenmail lieber die Aufgabe beschreiben: „Ein Kunde reklamiert eine Lieferung, die zwei Wochen zu spät kam. Formuliere eine Antwort." Das Ergebnis ist genauso gut, und es fließen keine Daten ab.

3. Keine Anhänge ohne Prüfung. Dateien hochzuladen ist bequem und deshalb gefährlich. In einer PDF-Datei stecken oft mehr Informationen, als der Blick auf die erste Seite vermuten lässt – Metadaten, Kommentare, Änderungsverläufe.

4. Ergebnisse prüfen, nicht übernehmen. Gilt unabhängig vom Datenschutz. Zahlen, Namen, Zitate und Rechtsverweise sind vor der Verwendung zu verifizieren.

5. Im Zweifel fragen. Ein benannter Ansprechpartner senkt die Hemmschwelle. Ohne ihn entscheidet jeder allein – und zwar meist großzügig.

Fazit

Die Grenze verläuft nicht dort, wo die meisten sie vermuten. Entscheidend ist zuerst der Zugang – kostenlos oder geschäftlich –, und erst danach die Datenkategorie. Wer diese Reihenfolge verstanden hat und die drei Stufen kennt, trifft im Alltag verlässlich richtige Entscheidungen, ohne bei jeder Eingabe nachdenken zu müssen.

Genau diese Sicherheit ist ein Schwerpunkt unseres Kurses KI im Arbeitsalltag: Wir zeigen über acht Wochen hinweg an echten Beispielen, wo die Linie verläuft – und üben es so lange, bis es sitzt. Warum das inzwischen auch rechtlich geboten ist, lesen Sie in KI-Kompetenzpflicht: Was Unternehmen jetzt tun müssen.

Häufige Fragen zu Firmendaten in KI-Werkzeugen

Darf ich Kundendaten in ChatGPT eingeben?

In der kostenlosen Version nicht – dort werden Eingaben in aller Regel zur Verbesserung der Modelle ausgewertet, wofür bei Daten Dritter die Rechtsgrundlage fehlt. In einem geschäftlichen Zugang mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung und ohne Training auf den Eingaben kann es zulässig sein, sofern die übrigen Datenschutzanforderungen erfüllt sind.

Reicht es, den Namen zu entfernen?

Meist nicht. Personen bleiben oft über den Zusammenhang identifizierbar – Ort, Zeitpunkt, Auftrag, Besonderheiten des Falls. Echte Anonymisierung ist aufwendig. Sicherer ist es, die Aufgabe zu beschreiben, statt den Originaltext einzufügen.

Was ist mit hochgeladenen Dateien?

Sie sind der häufigste Weg, auf dem mehr Daten abfließen als beabsichtigt. Dokumente enthalten oft Metadaten, Kommentare und Änderungsverläufe, die beim Betrachten nicht sichtbar sind. Prüfen Sie Dateien vor dem Hochladen oder arbeiten Sie mit Auszügen.

Was tun, wenn versehentlich Daten eingegeben wurden?

Sofort intern melden. Handelt es sich um personenbezogene Daten, kann eine meldepflichtige Datenschutzverletzung vorliegen, für die eine Frist von 72 Stunden ab Kenntnis gilt. Der Meldeweg sollte sanktionsfrei sein, sonst erfahren Sie von solchen Vorfällen nicht.

Sind lokal betriebene Modelle die Lösung?

Sie entschärfen die Übermittlungsfrage, weil die Daten das Unternehmen nicht verlassen. Die übrigen Pflichten bleiben aber bestehen: Zweckbindung, Datenminimierung, Betroffenenrechte und die Schulung der Nutzenden. Ein lokales Modell ersetzt keine Regeln.