Seit dem 2. Februar 2025 gilt eine Pflicht, die in vielen Unternehmen noch niemand auf dem Schirm hat: Wer künstliche Intelligenz einsetzt, muss dafür sorgen, dass die Menschen, die damit arbeiten, sie auch verstehen. Geregelt ist das in Artikel 4 der KI-Verordnung, dem EU AI Act. Es gibt keine Übergangsfrist mehr, keine Bagatellgrenze für kleine Betriebe und keine Ausnahme für Unternehmen, die KI nur nebenbei nutzen.

Bemerkenswert ist, wie leise diese Regel in Kraft getreten ist. Während über verbotene Praktiken und Hochrisiko-Systeme viel geschrieben wurde, betrifft Artikel 4 den unspektakulären Normalfall: die Assistenz, die eine E-Mail mit ChatGPT formuliert, den Vertrieb, der sich ein Angebot vorschlagen lässt, die Buchhaltung, die Belege durch ein Modell schickt. Genau dort liegt der Regelungsbedarf – und genau dort fehlt meist jede Schulung.

Was Artikel 4 konkret verlangt

Der Wortlaut ist knapp. Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen Maßnahmen ergreifen, um nach besten Kräften ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz ihres Personals sicherzustellen. Dabei sind die technischen Kenntnisse, die Erfahrung, die Ausbildung der Betroffenen sowie der Kontext zu berücksichtigen, in dem die Systeme eingesetzt werden.

Diese Fassung ist im Juli 2026 gelockert worden – aus dem Sicherstellen wurde ein Unterstützen. Was das genau bedeutet und was es für die Praxis ändert, steht weiter unten im Abschnitt zu den Fristen. Der Kern der Pflicht bleibt in beiden Fassungen derselbe.

Drei Begriffe verdienen einen zweiten Blick. Betreiber ist jedes Unternehmen, das ein KI-System unter eigener Verantwortung verwendet – also praktisch jeder, der ChatGPT, Copilot oder Gemini im Arbeitsalltag nutzt. Personal meint nicht nur Angestellte, sondern auch andere Personen, die im Auftrag mit den Systemen arbeiten. Und ausreichend ist bewusst relativ formuliert: Was genügt, hängt davon ab, wie und wofür Sie KI einsetzen.

Diese Relativität ist keine Schwäche, sondern der praktikable Teil der Regel. Ein Ingenieurbüro, das KI zur Textformulierung nutzt, braucht ein anderes Kompetenzniveau als ein Personaldienstleister, der Bewerbungen vorsortiert. Wer welchen Umfang benötigt, lesen Sie ausführlich in unserem Beitrag dazu, welche Mitarbeitenden geschult werden müssen.

Wen die Pflicht trifft

Die verbreitetste Fehlannahme lautet: Das betrifft nur Unternehmen, die selbst KI entwickeln. Das Gegenteil ist der Fall. Die Verordnung unterscheidet zwischen Anbietern, die Systeme auf den Markt bringen, und Betreibern, die sie einsetzen. Beide Gruppen nennt Artikel 4 ausdrücklich.

Damit fällt der ganz normale Mittelstand darunter. Ein Handwerksbetrieb, dessen Büro Angebote mit KI-Unterstützung schreibt, ist Betreiber. Eine Steuerkanzlei, die Mandantenschreiben vorformulieren lässt, ist Betreiber. Eine Marketingagentur, die Bildmaterial generiert, ist Betreiber. Es gibt keine Mitarbeiterzahl, unterhalb derer die Pflicht entfällt.

Nicht erfasst ist die rein private Nutzung. Wenn eine Mitarbeiterin abends zu Hause ein Rezept generieren lässt, hat das mit Artikel 4 nichts zu tun. Sobald KI aber im beruflichen Zusammenhang genutzt wird – auch geduldet, auch ohne Freigabe –, ist das Unternehmen in der Verantwortung. Gerade die stillschweigend geduldete Nutzung ist in der Praxis der kritische Fall.

Was der Gesetzgeber unter Kompetenz versteht

Erwägungsgrund 20 der Verordnung wird hier deutlicher als der Artikel selbst. Gemeint sind die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, die einen sachkundigen Einsatz ermöglichen – einschließlich eines Bewusstseins für Chancen und Risiken sowie für mögliche Schäden.

Übersetzt in den Arbeitsalltag heißt das im Kern vier Dinge:

Verstehen, was das Werkzeug tut

Beschäftigte sollten begreifen, dass ein Sprachmodell Wahrscheinlichkeiten fortschreibt und keine Datenbank abfragt. Wer das verinnerlicht hat, prüft Zahlen, Zitate und Rechtsverweise nach, statt sie zu übernehmen. Diese eine Einsicht verhindert erfahrungsgemäß die meisten Fehler.

Erkennen, wo die Grenzen liegen

Dazu gehört das Wissen, dass Modelle erfinden, wenn ihnen Informationen fehlen, dass sie Verzerrungen aus ihren Trainingsdaten übernehmen und dass ihr Kenntnisstand ein Datum hat. Wer das weiß, setzt KI dort ein, wo sie trägt, und lässt sie dort weg, wo sie nicht hingehört.

Wissen, welche Daten hineindürfen

Der praktisch wichtigste Punkt. Welche Informationen in ein Werkzeug eingegeben werden dürfen, ist keine Frage des Bauchgefühls, sondern muss geregelt und vermittelt sein. Wo genau diese Linie verläuft, behandeln wir ausführlich in ChatGPT im Büro: Wo die Grenze bei Firmendaten liegt.

Die Verantwortung behalten

Ein KI-Vorschlag ist ein Vorschlag, keine Entscheidung. Wer ihn übernimmt, verantwortet ihn. Das klingt selbstverständlich, wird im Alltag aber schnell verwischt, wenn Ergebnisse plausibel formuliert daherkommen.

Was ab August 2026 hinzukommt

Artikel 4 gilt seit Februar 2025, doch die Aufsichtsstrukturen greifen später. Ab dem 2. August 2026 sind die nationalen Marktüberwachungsbehörden benannt und zuständig; ab diesem Zeitpunkt ist mit tatsächlicher Durchsetzung zu rechnen. Wer bisher darauf gesetzt hat, dass ohnehin niemand fragt, verliert dieses Argument.

Gleichzeitig hat der europäische Gesetzgeber im Rahmen des sogenannten Digital Omnibus Fristen für Hochrisiko-Systeme deutlich nach hinten verschoben – für eigenständige Systeme nach Anhang III auf Dezember 2027, für KI in regulierten Produkten auf August 2028. Diese Verschiebung betrifft die Kompetenzpflicht ausdrücklich nicht.

Derselbe Rechtsakt ändert allerdings auch Artikel 4 selbst, und zwar in der Härte der Verpflichtung: Aus der Pflicht, KI-Kompetenz sicherzustellen, wird die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, die ihre Entwicklung unterstützen. Das Europäische Parlament hat den Text am 16. Juni 2026 angenommen, der Rat am 29. Juni 2026; die Veröffentlichung im Amtsblatt erfolgte als Verordnung (EU) 2026/1744 am 24. Juli 2026, das Inkrafttreten am 27. Juli 2026.

Für die Praxis ändert das weniger, als es klingt. Die Pflicht ist gelockert, nicht abgeschafft: Wer keine Schulung anbietet und nichts dokumentiert, unterstützt auch nichts. Wer bereits geschult hat, ist auf der sicheren Seite – und zwar nach beiden Fassungen.

Was bei Versäumnis droht

Hier lohnt Genauigkeit, weil im Netz viel Halbwissen kursiert. Artikel 99 Absatz 4 der KI-Verordnung zählt einzeln auf, welche Pflichtverstöße mit Geldbußen belegt sind – etwa Verstöße gegen die Anbieterpflichten aus Artikel 16, die Betreiberpflichten aus Artikel 26 oder die Transparenzpflichten aus Artikel 50. Artikel 4 steht in dieser Aufzählung nicht. Wer Ihnen sechsstellige Strafen unmittelbar für eine fehlende Schulung ankündigt, verkürzt die Rechtslage erheblich.

Eine Entwarnung ist das jedoch nicht. Artikel 99 Absatz 1 verpflichtet die Mitgliedstaaten, eigene Sanktionsregeln für Verstöße gegen die Verordnung festzulegen, die wirksam, verhältnismäßig und abschreckend sein müssen. Wie der deutsche Gesetzgeber das ausgestaltet, ist für die Kompetenzpflicht noch nicht abschließend geklärt.

Das heißt aber nicht, dass die Pflicht folgenlos bliebe. Drei Wirkungen sind real: Aufsichtsbehörden können Maßnahmen anordnen und Nachweise verlangen. Im Schadensfall stellt sich die Haftungsfrage, und fehlende Schulung ist dann ein belastendes Indiz. Und im Arbeitsrecht wird schwer zu argumentieren sein, dass ein Fehler allein dem Beschäftigten zuzurechnen ist, wenn das Unternehmen nie erklärt hat, wie das Werkzeug zu benutzen ist.

Der stärkste Grund ist ohnehin ein anderer: Ungeschulte Nutzung produziert Fehler, die teuer werden – falsche Zahlen in Angeboten, abgeflossene Kundendaten, blamable Texte mit erfundenen Quellen. Die Pflicht schreibt vor, was ohnehin vernünftig wäre.

Wie Sie die Pflicht praktisch erfüllen

Der Weg ist überschaubarer, als der Gesetzestext vermuten lässt. Vier Schritte genügen für den Anfang.

Erstens: Bestandsaufnahme. Klären Sie, wer im Unternehmen tatsächlich KI nutzt – nicht, wer es darf. Fragen Sie offen und ohne Sanktionsdrohung, sonst erhalten Sie ein geschöntes Bild. In den meisten Betrieben ist die tatsächliche Nutzung deutlich höher als die offiziell bekannte.

Zweitens: Regeln aufstellen. Eine schriftliche KI-Richtlinie beantwortet die Fragen, die sonst jeder für sich beantwortet. Was in unsere Richtlinie gehört, beschreiben wir in KI-Richtlinie erstellen: Die wichtigsten Regelungen.

Drittens: Schulen. Der Umfang richtet sich nach dem Einsatz. Für den überwiegenden Teil der Belegschaft genügt eine solide Grundlagenschulung, die Funktionsweise, Grenzen, Datenschutz und Prüfpflichten vermittelt. Wer KI in sensiblen Bereichen einsetzt, braucht mehr.

Viertens: Dokumentieren. Eine Schulung, die Sie nicht belegen können, existiert im Zweifel nicht. Welche Unterlagen sinnvoll sind, steht in KI-Kompetenz nachweisen: So dokumentieren Sie richtig.

Fazit

Artikel 4 ist keine bürokratische Schikane, sondern die Übersetzung einer schlichten Erkenntnis in Recht: Werkzeuge, die selbstständig Inhalte erzeugen, gehören in geschulte Hände. Die Pflicht gilt seit anderthalb Jahren, die Durchsetzung beginnt im August 2026, und der Aufwand ist für die meisten Unternehmen mit einer strukturierten Grundlagenschulung und sauberer Dokumentation gedeckt.

Wenn Sie diesen Schritt gehen möchten, ohne ein eigenes Curriculum zu bauen: Unser Kurs KI im Arbeitsalltag ist genau darauf ausgelegt – acht Wochen, tool-agnostisch, ohne Vorkenntnisse, mit dokumentierter Teilnahme für Ihren Nachweis.

Häufige Fragen zur KI-Kompetenzpflicht

Seit wann gilt die KI-Kompetenzpflicht?

Artikel 4 der KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025. Eine Übergangsfrist gibt es nicht. Ab dem 2. August 2026 sind die nationalen Aufsichtsbehörden zuständig, sodass ab diesem Zeitpunkt mit tatsächlicher Durchsetzung zu rechnen ist.

Gilt die Pflicht auch für kleine Unternehmen?

Ja. Die Verordnung kennt keine Untergrenze nach Mitarbeiterzahl oder Umsatz. Maßgeblich ist allein, ob im Unternehmen KI-Systeme eingesetzt werden. Der Umfang der nötigen Schulung darf allerdings zum Einsatz passen: Ein Betrieb, der KI nur zur Textformulierung nutzt, braucht weniger als ein Unternehmen, das damit Personalentscheidungen vorbereitet.

Wie hoch sind die Strafen bei fehlender KI-Schulung?

Artikel 4 ist in der Aufzählung bußgeldbewehrter Verstöße in Artikel 99 Absatz 4 der KI-Verordnung nicht enthalten. Ein unmittelbares Bußgeld allein für eine fehlende Schulung sieht die Verordnung also nicht vor. Artikel 99 Absatz 1 verpflichtet die Mitgliedstaaten allerdings zu eigenen, wirksamen Sanktionsregeln. Unabhängig davon werden fehlende Schulungen bei Anordnungen der Aufsichtsbehörden, im Haftungsfall und in arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen relevant.

Reicht eine einmalige Schulung aus?

Für den Einstieg ja, dauerhaft nicht. Die Werkzeuge verändern sich schnell, und neue Beschäftigte kommen hinzu. Sinnvoll ist eine Grundlagenschulung für alle, eine Auffrischung in sinnvollen Abständen und ein fester Platz im Einarbeitungsprozess.

Ändert der Digital Omnibus die Kompetenzpflicht?

Ja, aber nur in der Härte der Formulierung. Verordnung (EU) 2026/1744, am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht und am 27. Juli 2026 in Kraft getreten, ersetzt die Pflicht, KI-Kompetenz sicherzustellen, durch die Pflicht, ihre Entwicklung durch geeignete Maßnahmen zu unterstützen. Die Verpflichtung als solche bleibt bestehen, der Anwendungsbeginn vom 2. Februar 2025 ebenfalls. Praktisch ändert sich wenig: Ohne Schulung und ohne Nachweis erfüllen Sie auch die gelockerte Fassung nicht.