„Wir haben doch nur zwei Leute, die überhaupt mit KI arbeiten." Dieser Satz fällt in fast jedem Erstgespräch – und in fast jedem Fall stellt sich heraus, dass es deutlich mehr sind. Die Frage, wer nach Artikel 4 der KI-Verordnung geschult werden muss, lässt sich nicht durch einen Blick in die Lizenzliste beantworten. Sie beginnt bei der ehrlichen Bestandsaufnahme, wer im Unternehmen tatsächlich KI benutzt.

Der Gesetzestext hilft dabei nur bedingt weiter. Er spricht vom Personal und von anderen Personen, die im Auftrag mit KI-Systemen befasst sind, und verlangt ein Kompetenzniveau, das zu Kenntnissen, Erfahrung, Ausbildung und Einsatzkontext passt. Was das im Einzelfall bedeutet, müssen Sie selbst bestimmen. Dieser Beitrag zeigt, wie das strukturiert gelingt.

Die drei Kreise: Wer überhaupt erfasst ist

Hilfreich ist ein Modell aus drei Kreisen, das sich in der Praxis bewährt hat.

Innerer Kreis: aktive Nutzung

Alle, die KI-Werkzeuge selbst bedienen – Texte formulieren lassen, Zusammenfassungen erzeugen, Bilder generieren, Daten auswerten. Diese Gruppe ist unstrittig erfasst und braucht die vollständige Grundlagenschulung.

Unterschätzt wird sie regelmäßig, weil Nutzung heute nicht mehr an einer eigenen Lizenz hängt. Wer Microsoft 365 mit Copilot einsetzt, hat KI in Word, Outlook und Teams. Wer moderne Übersetzungswerkzeuge nutzt, arbeitet mit KI. Wer einen Chatbot im Browser aufruft, ebenfalls. Fragen Sie deshalb nicht „Wer hat eine KI-Lizenz?", sondern „Wer hat in den letzten vier Wochen ein KI-Werkzeug für die Arbeit benutzt?".

Mittlerer Kreis: Entscheidung und Verantwortung

Wer über den Einsatz von KI entscheidet, Werkzeuge beschafft, Freigaben erteilt oder Ergebnisse verantwortet, braucht ebenfalls Kompetenz – teils eine andere. Führungskräfte müssen einschätzen können, wo Einsatz sinnvoll ist und wo er Risiken schafft. Wer einkauft, muss die richtigen Fragen an Anbieter stellen können.

Diese Gruppe wird gern übersehen, weil sie die Werkzeuge selbst wenig benutzt. Genau hier fallen aber die folgenreichen Entscheidungen.

Äußerer Kreis: Betroffene und Berührte

Beschäftigte, die zwar nicht selbst mit KI arbeiten, aber mit ihren Ergebnissen – etwa im Kundenkontakt, wenn Fragen zu KI-generierten Inhalten aufkommen. Hier genügt in der Regel ein Grundverständnis, keine vollständige Schulung.

Der Einsatzkontext bestimmt die Tiefe

Artikel 4 verlangt kein einheitliches Niveau für alle, sondern eines, das zum Kontext passt. Für die Praxis heißt das: Staffeln Sie.

Stufe 1 – allgemeine Büroanwendung. Texte formulieren, zusammenfassen, übersetzen, recherchieren. Der häufigste Fall. Nötig sind Verständnis der Funktionsweise, Bewusstsein für erfundene Inhalte, klare Regeln zu Daten und die Selbstverständlichkeit, Ergebnisse zu prüfen. Eine solide Grundlagenschulung deckt das ab.

Stufe 2 – Arbeit mit Kunden- oder Personaldaten. Sobald personenbezogene Daten in ein Werkzeug gelangen, kommt Datenschutz hinzu: Welche Zugänge sind zulässig, wie ist die Auftragsverarbeitung geregelt, was ist mit dem Training auf den Eingaben. Hier reicht Grundlagenwissen nicht.

Stufe 3 – Entscheidungsvorbereitung über Menschen. Bewerberauswahl, Leistungsbewertung, Kreditwürdigkeit. Diese Anwendungen stuft der AI Act als Hochrisiko ein, und die Anforderungen an die beteiligten Personen sind entsprechend hoch – Stichwort menschliche Aufsicht. Was im Personalbereich gilt, behandeln wir gesondert in KI in der Personalabteilung: Was erlaubt ist.

Der blinde Fleck: die geduldete Nutzung

Das größte praktische Problem sind nicht die Beschäftigten, die offiziell mit KI arbeiten, sondern jene, die es inoffiziell tun. Untersuchungen zur Nutzung generativer KI am Arbeitsplatz zeigen seit Jahren dasselbe Muster: Ein erheblicher Teil der Belegschaft nutzt KI-Werkzeuge, ohne dass dies formal freigegeben wäre – häufig mit privaten Konten, häufig ohne Kenntnis der Vorgesetzten.

Für die Schulungspflicht ist das doppelt heikel. Erstens ändert fehlende Freigabe nichts an der Verantwortung des Unternehmens, sobald die Nutzung im Arbeitszusammenhang steht. Zweitens sind gerade die inoffiziellen Nutzer die riskantesten: Sie arbeiten mit kostenlosen Zugängen, bei denen Eingaben regelmäßig zur Modellverbesserung ausgewertet werden, und sie fragen niemanden, wenn sie unsicher sind.

Der Umgang damit entscheidet über den Erfolg der ganzen Übung. Wer die Bestandsaufnahme als Kontrolle aufzieht, erhält falsche Antworten. Wer sie als Angebot aufzieht – wir wollen euch gute Werkzeuge und klare Regeln geben –, erfährt, wie es wirklich aussieht.

Eine Bestandsaufnahme in vier Schritten

Schritt 1: Anwendungen erfassen. Gehen Sie Ihre Softwarelandschaft durch und markieren Sie, wo KI-Funktionen enthalten sind. Bei vielen Produkten sind sie inzwischen eingebaut, ohne dass sie im Namen auftauchen – in Office-Paketen, CRM-Systemen, Ticketsystemen, Übersetzungswerkzeugen.

Schritt 2: Nutzung erfragen. Eine kurze, anonyme Umfrage in der Belegschaft: Welche Werkzeuge nutzt ihr, wofür, wie oft? Anonym ist wichtig, sonst bekommen Sie Wunschantworten.

Schritt 3: Rollen zuordnen. Ordnen Sie die Ergebnisse den drei Kreisen und den drei Stufen zu. Daraus ergibt sich fast von selbst, wer welche Schulungstiefe braucht.

Schritt 4: Lücken schließen. Planen Sie die Schulungen und halten Sie fest, wer wann was durchlaufen hat. Wie das nachweisfest gelingt, steht in KI-Kompetenz nachweisen: So dokumentieren Sie richtig.

Häufige Abgrenzungsfragen

Was ist mit Freien und Dienstleistern?

Artikel 4 spricht ausdrücklich auch von Personen, die im Auftrag mit KI-Systemen befasst sind. Wer für Sie arbeitet und dabei KI einsetzt, fällt darunter. In der Praxis lösen das viele Unternehmen vertraglich: Der Dienstleister sichert eigene Kompetenz zu und weist sie auf Verlangen nach.

Und die Auszubildenden?

Sie gehören selbstverständlich dazu, und sie sind ein besonderer Fall. Junge Beschäftigte nutzen KI oft souveräner in der Bedienung, aber weniger kritisch in der Bewertung. Fachliche Prüfkompetenz entsteht erst mit Erfahrung – umso wichtiger ist es, die Prüfpflicht ausdrücklich zu vermitteln.

Muss die Geschäftsführung selbst geschult werden?

Sie muss die Pflicht erfüllen und sollte dafür verstehen, worum es geht. Wer KI-Einsatz verantwortet, ohne die Grundlagen zu kennen, kann weder Risiken einschätzen noch die eigene Richtlinie sinnvoll formulieren. Ob das eine formale Schulung ist oder eine kompakte Einweisung, ist zweitrangig.

Fazit

Die Frage, wer geschult werden muss, beantwortet sich nicht durch Lizenzlisten, sondern durch die tatsächliche Nutzung – und die ist fast immer breiter als angenommen. Ein pragmatischer Zuschnitt sieht so aus: Grundlagenschulung für alle, die KI im Arbeitszusammenhang nutzen oder ihren Einsatz verantworten; vertiefte Schulung dort, wo personenbezogene Daten oder Entscheidungen über Menschen im Spiel sind; ein Grundverständnis für alle übrigen.

Für den ersten Teil – die belastbare Grundlage für die Breite der Belegschaft – ist unser Kurs KI im Arbeitsalltag gebaut: acht Wochen, aus jeder Abteilung geeignet, ohne Vorkenntnisse, mit dokumentierter Teilnahme.

Häufige Fragen zum Schulungsumfang

Müssen wirklich alle Mitarbeitenden geschult werden?

Nein, aber alle, die KI im Arbeitszusammenhang nutzen oder ihren Einsatz verantworten. Da eingebaute KI-Funktionen inzwischen in vielen Standardprogrammen stecken, ist diese Gruppe meist deutlich größer als zunächst vermutet. Beschäftigte ohne jeden Berührungspunkt brauchen keine vollständige Schulung.

Zählt die Nutzung mit privaten Konten auch?

Für die Pflicht des Unternehmens ja, sobald sie im Arbeitszusammenhang erfolgt. Fehlende Freigabe entlastet nicht. Im Gegenteil: Gerade die inoffizielle Nutzung mit kostenlosen Zugängen ist besonders riskant, weil Eingaben dort regelmäßig zur Verbesserung der Modelle ausgewertet werden.

Wie umfangreich muss eine Schulung sein?

Die Verordnung nennt keinen Stundenumfang. Maßgeblich ist, dass das Ergebnis zum Einsatz passt. Für allgemeine Büroanwendungen ist eine strukturierte Grundlagenschulung angemessen, die Funktionsweise, Grenzen, Datenschutz und Prüfpflichten abdeckt. Für sensible Anwendungen ist mehr nötig.

Reicht ein Video oder ein Merkblatt?

Als alleinige Maßnahme kaum. Ein Merkblatt vermittelt Regeln, aber kein Verständnis, und die Verordnung zielt ausdrücklich auf Verständnis. Sinnvoll ist die Kombination: eine Schulung, die erklärt und einübt, und eine schriftliche Richtlinie, die im Alltag nachschlagbar bleibt.

Müssen externe Dienstleister nachweisen, dass sie geschult sind?

Artikel 4 erfasst auch Personen, die im Auftrag mit KI-Systemen befasst sind. Üblich ist eine vertragliche Regelung, in der der Dienstleister eigene KI-Kompetenz zusichert und auf Verlangen belegt.