Eine Schulung, die stattgefunden hat, aber nicht belegt werden kann, hilft im Ernstfall wenig. Das gilt gegenüber Aufsichtsbehörden, im Haftungsfall und in arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen gleichermaßen. Wer die KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4 der KI-Verordnung erfüllt, sollte deshalb von Anfang an mitdenken, wie sich das später zeigen lässt.

Die Verordnung selbst schweigt zur Dokumentation. Sie schreibt keine Formulare vor, keine Aufbewahrungsfrist, kein Register. Das ist zunächst angenehm, verlagert die Verantwortung aber vollständig zu Ihnen. Dieser Beitrag zeigt, was sich in der Praxis bewährt hat und was Sie sich sparen können.

Warum ohne Nachweis nichts zählt

Drei Situationen machen den Unterschied deutlich.

Die Behördenanfrage. Ab August 2026 sind die nationalen Marktüberwachungsbehörden zuständig. Fragt eine Behörde nach den Maßnahmen zur KI-Kompetenz, ist die Antwort „wir haben unsere Leute eingewiesen" wertlos, wenn nichts dahintersteht. Mit einer Übersicht, wer wann welche Inhalte durchlaufen hat, ist die Sache dagegen in fünf Minuten erledigt.

Der Schadensfall. Wird durch einen KI-gestützten Fehler ein Schaden verursacht, stellt sich die Frage nach dem Organisationsverschulden. Ob das Unternehmen die Beschäftigten befähigt hat, ist dann ein zentrales Beweisthema – und die Beweislast liegt regelmäßig bei dem, der sich entlasten will.

Die arbeitsrechtliche Auseinandersetzung. Wenn ein Mitarbeiter gegen die KI-Regeln verstößt, wird die erste Frage lauten, ob er sie kannte. Ohne dokumentierte Kenntnisnahme wird jede Sanktion angreifbar.

Was in den Nachweis gehört

Der Kern ist schlanker, als viele befürchten. Fünf Angaben genügen für die meisten Unternehmen.

Wer

Name der geschulten Person, Abteilung und Rolle. Die Rolle ist wichtiger, als sie aussieht: Sie begründet, warum diese Person genau diesen Umfang erhalten hat. Wie man Rollen sinnvoll zuschneidet, steht in Art. 4 KI-Verordnung: Wer geschult werden muss.

Wann

Datum beziehungsweise Zeitraum. Bei mehrwöchigen Formaten Beginn und Abschluss.

Was

Die vermittelten Inhalte, nicht nur der Kurstitel. Eine Gliederung oder Modulübersicht reicht. Entscheidend ist, dass erkennbar wird, dass Funktionsweise, Grenzen, Datenschutz und Prüfpflichten behandelt wurden – die Punkte, auf die Artikel 4 zielt.

Wie

Format und Umfang: Live-Schulung, Selbstlernkurs, Präsenz, Stundenzahl. Das erlaubt die Einschätzung, ob die Maßnahme zum Einsatzkontext passt.

Womit belegt

Teilnahmebestätigung, Anwesenheitsliste, Abschluss im Lernsystem oder unterschriebene Kenntnisnahme. Ein Beleg pro Person und Maßnahme.

Die drei Dokumente, die reichen

Sie brauchen kein Managementsystem. Drei Dokumente decken den Normalfall vollständig ab.

Erstens: die Schulungsmatrix. Eine Tabelle mit einer Zeile je Person und Spalten für Rolle, Stufe, absolvierte Maßnahme, Datum, nächste Auffrischung. Sie ist zugleich Nachweis und Planungsinstrument, weil auf einen Blick sichtbar wird, wer noch fehlt.

Zweitens: die Maßnahmenbeschreibung. Je Schulungsformat eine Seite: Zielgruppe, Inhalte, Umfang, Anbieter, Datum. Damit ist belegt, was hinter dem Eintrag in der Matrix steckt.

Drittens: die Kenntnisnahme der Richtlinie. Die Bestätigung jeder Person, die KI-Richtlinie erhalten und zur Kenntnis genommen zu haben. Was in diese Richtlinie gehört, beschreiben wir in KI-Richtlinie erstellen: Die wichtigsten Regelungen.

Diese drei Dokumente zusammen beantworten jede realistische Nachfrage. Alles darüber hinaus ist Kür.

Was Sie sich sparen können

Rund um die Kompetenzpflicht ist ein Markt entstanden, der Aufwand verkauft, den die Verordnung nicht verlangt. Drei Beispiele.

Zertifizierungen einzelner Personen. Es gibt kein gesetzlich anerkanntes KI-Kompetenz-Zertifikat, und die Verordnung verlangt keines. Ein Teilnahmenachweis über eine inhaltlich passende Schulung erfüllt den Zweck. Wer Ihnen ein Pflichtzertifikat verkaufen will, verkauft Ihnen eine Erfindung.

Prüfungen mit Bestehensgrenze. Nichts spricht dagegen, aber gefordert ist es nicht. Sinnvoll wird eine Lernkontrolle dort, wo Sie das Kompetenzniveau tatsächlich belegen wollen – etwa bei sensiblen Anwendungen.

Umfangreiche Risikoanalysen für einfache Anwendungen. Wer KI zur Textformulierung nutzt, braucht keine Dokumentation im Umfang eines Hochrisiko-Systems. Die Verhältnismäßigkeit ist in der Verordnung angelegt; nutzen Sie sie.

Aufbewahrung und Aktualisierung

Eine gesetzliche Frist für diese Nachweise gibt es nicht. Als Orientierung dient das allgemeine Haftungsinteresse: Solange aus einer Tätigkeit Ansprüche entstehen können, sollte belegbar sein, dass die Beschäftigten befähigt waren. Drei Jahre sind eine vertretbare Untergrenze, längere Aufbewahrung schadet nicht, solange die Datenschutzgrundsätze gewahrt bleiben.

Wichtiger als die Frist ist die Aktualität. Die Werkzeuge ändern sich schnell, und eine Schulung von 2025 bildet die heutige Lage nur teilweise ab. Praktikabel ist ein jährlicher Blick auf die Matrix mit drei Fragen: Wer ist neu hinzugekommen? Wo hat sich der Einsatz geändert? Was ist inhaltlich überholt?

Nicht vergessen: Die Schulung gehört in den Einarbeitungsprozess. Sonst entsteht innerhalb eines Jahres genau die Lücke, die Sie gerade geschlossen haben.

Datenschutz beim Nachweis

Ein Punkt, der gern übersehen wird: Die Schulungsmatrix enthält personenbezogene Daten. Für ihre Führung brauchen Sie eine Rechtsgrundlage – in aller Regel die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung sowie das berechtigte Interesse an der Nachweisbarkeit.

Praktisch bedeutet das: Die Matrix gehört in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, der Zugriff sollte auf die Personalverantwortlichen beschränkt sein, und Prüfungsergebnisse einzelner Personen sollten Sie nur speichern, wenn Sie sie wirklich brauchen. Eine Anwesenheitsliste ist datensparsamer als eine Leistungsbewertung und erfüllt denselben Zweck.

Fazit

Die Dokumentation der KI-Kompetenz ist kein Projekt, sondern eine Tabelle, eine Kursbeschreibung und eine unterschriebene Kenntnisnahme. Wer das von Beginn an mitführt, hat den Nachweis ohne zusätzlichen Aufwand. Wer erst bei der ersten Nachfrage anfängt, rekonstruiert mühsam, was ohnehin nicht mehr vollständig belegbar ist.

Unser Kurs KI im Arbeitsalltag ist so aufgebaut, dass der Nachweis mitgeliefert wird: dokumentierte Teilnahme über acht Wochen, ausgewiesene Modulinhalte und ein Teilnahmezertifikat ab 80 Prozent Anwesenheit. Damit haben Sie für die Breite Ihrer Belegschaft genau die Unterlagen, die in die Matrix gehören.

Häufige Fragen zum Nachweis

Schreibt der EU AI Act eine bestimmte Dokumentation vor?

Nein. Artikel 4 verlangt Maßnahmen zur KI-Kompetenz, macht aber keine Vorgaben zu Form, Umfang oder Aufbewahrung der Nachweise. Die Dokumentation dient Ihrer eigenen Nachweisfähigkeit gegenüber Behörden, im Haftungsfall und im Arbeitsverhältnis.

Wie lange muss ich Schulungsnachweise aufbewahren?

Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Orientieren Sie sich am Haftungsinteresse: Solange aus der Tätigkeit Ansprüche entstehen können, sollte belegbar sein, dass die Beschäftigten befähigt waren. Drei Jahre sind eine vertretbare Untergrenze.

Brauche ich ein offizielles KI-Zertifikat?

Nein. Ein gesetzlich anerkanntes Pflichtzertifikat für KI-Kompetenz existiert nicht. Ein Teilnahmenachweis über eine inhaltlich passende Schulung erfüllt den Zweck, wenn erkennbar ist, welche Inhalte vermittelt wurden.

Genügt eine Anwesenheitsliste?

In Verbindung mit einer Beschreibung der vermittelten Inhalte ja. Aus dem Nachweis muss hervorgehen, wer wann welche Themen durchlaufen hat. Eine Liste ohne inhaltliche Angabe belegt nur die Anwesenheit, nicht die Kompetenz.

Ist die Schulungsmatrix datenschutzrechtlich zulässig?

Ja, sie stützt sich auf die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und Ihr berechtigtes Interesse an der Nachweisbarkeit. Sie gehört ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, der Zugriff sollte beschränkt sein, und individuelle Prüfungsergebnisse sollten Sie nur speichern, wenn Sie sie tatsächlich benötigen.