Im Personalbereich gelten für KI schärfere Regeln als fast überall sonst. Das ist kein Zufall: Wer über Einstellung, Beförderung oder Kündigung mitentscheidet, greift tief in Lebensläufe ein. Der EU AI Act nimmt diesen Bereich deshalb ausdrücklich in den Blick, und das Datenschutzrecht tat es schon vorher.

Gleichzeitig ist die Personalabteilung ein Bereich, in dem KI viel Arbeit abnehmen könnte – Stellenanzeigen, Standardkorrespondenz, Auswertungen. Die Kunst liegt darin, die unkritischen Anwendungen zu nutzen und die kritischen zu erkennen, bevor man in ihnen steckt. Dieser Beitrag zieht die Linie.

Was unkritisch ist

Ein großer Teil der Personalarbeit besteht aus Texten ohne konkreten Personenbezug. Hier ist KI unproblematisch und spart spürbar Zeit.

Stellenanzeigen. Formulierung, Struktur, Ansprache, Prüfung auf diskriminierende Formulierungen. Gerade der letzte Punkt ist ein echter Gewinn: Modelle erkennen zuverlässig Wendungen, die unbeabsichtigt Altersgruppen oder Geschlechter ansprechen.

Standardkorrespondenz. Eingangsbestätigungen, Terminvorschläge, allgemeine Informationen zum Ablauf – als Vorlage formuliert, ohne Namen und Einzelfalldaten.

Interne Dokumente. Betriebsvereinbarungen strukturieren, Onboarding-Leitfäden entwerfen, Schulungsunterlagen aufbereiten, Prozessbeschreibungen zusammenfassen.

Recherche. Marktübliche Vergütungsbänder, Formulierungshilfen zu arbeitsrechtlichen Themen, Vergleich von Weiterbildungsformaten. Mit der üblichen Einschränkung: nachprüfen, denn Rechtsauskünfte aus Sprachmodellen sind häufig veraltet oder schlicht erfunden.

Wo es kritisch wird

Sobald konkrete Personen bewertet werden, ändert sich die Lage grundlegend. Der AI Act stuft KI-Systeme, die in Beschäftigung und Personalmanagement eingesetzt werden, als Hochrisiko ein – namentlich für die Auswahl von Bewerbern, Entscheidungen über Beförderung oder Beendigung, die Zuweisung von Aufgaben sowie die Überwachung und Bewertung von Leistung und Verhalten.

Wichtig zum Zeitplan, weil dazu viel Veraltetes kursiert: Die Pflichten für diese Hochrisiko-Systeme sollten ursprünglich im August 2026 greifen. Sie wurden durch den sogenannten Digital Omnibus – Verordnung (EU) 2026/1744, im Amtsblatt veröffentlicht am 24. Juli 2026 – auf den 2. Dezember 2027 verschoben, für KI in regulierten Produkten nach Anhang I auf den 2. August 2028.

Diese Verschiebung ist allerdings kein Freibrief, und zwar aus drei Gründen.

Das Datenschutzrecht gilt unverändert

Die DSGVO wartet nicht auf den AI Act. Für die Verarbeitung von Bewerber- und Beschäftigtendaten brauchen Sie eine Rechtsgrundlage, Transparenz und Datenminimierung. Und Artikel 22 DSGVO verbietet grundsätzlich Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen. Eine KI, die Bewerbungen aussortiert, ohne dass ein Mensch die Aussortierten je sieht, ist genau das.

Die Kompetenzpflicht gilt weiter

Artikel 4 des AI Act wurde nicht verschoben, sondern lediglich in der Formulierung gelockert: aus dem Sicherstellen von KI-Kompetenz wurde ein Unterstützen ihrer Entwicklung. Wer im Personalbereich KI einsetzt, muss also weiterhin für entsprechende Kompetenz sorgen – und der Maßstab richtet sich nach dem Einsatzkontext. Im sensiblen Personalbereich ist er höher als in der allgemeinen Büroanwendung. Was das bedeutet, steht in Art. 4 KI-Verordnung: Wer geschult werden muss.

Diskriminierungsrisiken bestehen heute

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz gilt ohne Übergangsfrist. Ein Auswahlverfahren, das systematisch bestimmte Gruppen benachteiligt, ist angreifbar – unabhängig davon, ob ein Mensch oder ein Modell die Vorauswahl getroffen hat. Da Modelle Muster aus historischen Daten übernehmen, reproduzieren sie vergangene Ungleichbehandlung zuverlässig, wenn man sie lässt.

Die Mitbestimmung

Wo ein Betriebsrat besteht, führt an ihm kein Weg vorbei. Zwei Anknüpfungspunkte sind einschlägig: Regelungen zur Ordnung des Betriebs und zum Verhalten der Beschäftigten, sowie die Einführung technischer Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind.

Das Wort „geeignet" ist entscheidend. Es kommt nicht darauf an, ob Sie überwachen wollen. Wenn das System es könnte, ist die Mitbestimmung eröffnet. Bei den meisten KI-gestützten Personalwerkzeugen ist das der Fall.

Praktischer Rat: Beziehen Sie den Betriebsrat ein, bevor Sie ein Werkzeug auswählen. Eine nachträgliche Zustimmung zu einer bereits beschafften Lösung ist deutlich schwerer zu erreichen – und ohne sie steht die Einführung still.

Ein pragmatischer Rahmen

Für Personalabteilungen, die anfangen wollen, ohne sich zu verheben, hat sich diese Reihenfolge bewährt.

Erstens: mit den unkritischen Anwendungen starten. Stellenanzeigen, Vorlagen, interne Dokumente. Dort entsteht Routine und Urteilsvermögen, ohne dass etwas auf dem Spiel steht.

Zweitens: die Datengrenze festschreiben. Bewerbungsunterlagen, Personalakten, Krankmeldungen, Abmahnungen gehören in keinen allgemeinen KI-Zugang. Diese Regel sollte schriftlich stehen – siehe KI-Richtlinie erstellen: Die wichtigsten Regelungen.

Drittens: bei bewertenden Anwendungen den Menschen einbauen. Wenn KI vorsortiert, muss ein Mensch die Aussortierten tatsächlich ansehen – nicht formal, sondern wirklich. Eine Aufsicht, die aus dem Durchklicken einer Liste besteht, hält keiner Prüfung stand.

Viertens: dokumentieren. Welches System, welcher Zweck, welche Daten, welche menschliche Prüfung, welche Schulung. Wenn die Hochrisiko-Pflichten greifen, haben Sie den Großteil dann bereits beisammen.

Fazit

Die Personalabteilung kann KI heute sinnvoll nutzen – bei Texten, Vorlagen und Recherche. Bei allem, was einzelne Menschen bewertet, gelten dagegen unverändert scharfe Regeln, auch wenn die Hochrisiko-Pflichten des AI Act auf Dezember 2027 verschoben wurden. Datenschutz, Gleichbehandlung und Mitbestimmung warten nicht.

Wer den Unterschied zwischen beidem sicher erkennen will, braucht Grundlagen. Unser Kurs KI im Arbeitsalltag enthält einen eigenen Abteilungsbaukasten für HR und Personal und behandelt Datenschutzfragen von Anfang an – nicht als Anhang, sondern als Teil der Arbeitsweise.

Häufige Fragen zu KI im Personalbereich

Darf KI Bewerbungen vorsortieren?

Nur mit echter menschlicher Prüfung. Artikel 22 DSGVO verbietet grundsätzlich Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen. Sortiert ein System aus, ohne dass ein Mensch die Aussortierten ansieht, ist das unzulässig. Zudem gilt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz unverändert.

Gelten die Hochrisiko-Pflichten seit August 2026?

Nein. Durch Verordnung (EU) 2026/1744 wurden sie auf den 2. Dezember 2027 verschoben, für KI in regulierten Produkten nach Anhang I auf den 2. August 2028. Nicht verschoben wurden die Kompetenzpflicht nach Artikel 4, die Verbote bestimmter Praktiken und die Transparenzpflichten.

Dürfen Bewerbungsunterlagen in ein KI-Werkzeug?

Grundsätzlich nicht. Es handelt sich um personenbezogene Daten Dritter in einem Bewertungskontext – der sensibelste denkbare Fall. Weder in kostenlosen noch ohne Weiteres in geschäftlichen Zugängen ist das zulässig; es bedarf einer eigenen Prüfung mit Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitung und Transparenz gegenüber den Bewerbern.

Muss der Betriebsrat zustimmen?

In aller Regel ja. Maßgeblich ist, ob das System zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet ist – nicht, ob Sie es so einsetzen wollen. Bei KI-gestützten Personalwerkzeugen ist diese Eignung meist gegeben. Beziehen Sie den Betriebsrat vor der Auswahl ein, nicht danach.

Was ist mit KI-geschriebenen Absagen?

Die Formulierung einer Absage ist unproblematisch, solange keine Bewerberdaten in das Werkzeug gelangen und ein Mensch die Entscheidung getroffen hat. Kritisch wird es, wenn die Absage inhaltlich begründet wird – Begründungen müssen zutreffen und dürfen keine diskriminierenden Anknüpfungspunkte enthalten.