Wenn ein KI-Werkzeug unbrauchbare Ergebnisse liefert, liegt das selten am Modell. Es liegt fast immer daran, dass die Frage zu wenig hergab. „Schreib mir eine E-Mail an einen Kunden" enthält keine Information, aus der etwas Brauchbares entstehen könnte – weder wer der Kunde ist, noch worum es geht, noch was am Ende passieren soll.

Die gute Nachricht: Man muss dafür keine Technik lernen. Ein brauchbarer Prompt ist eine gut formulierte Arbeitsanweisung, wie man sie einer neuen Kollegin geben würde, die fachlich fit ist, aber den Vorgang nicht kennt. Vier Bausteine genügen.

Baustein 1: Die Rolle

Sagen Sie, aus welcher fachlichen Perspektive geantwortet werden soll. Das klingt nach Spielerei, verändert das Ergebnis aber deutlich, weil es Wortwahl, Detailtiefe und Schwerpunkt festlegt.

„Du bist erfahrener Vertriebsmitarbeiter im technischen B2B-Geschäft" führt zu anderen Texten als „Du bist Fachanwalt für Arbeitsrecht" – bei identischer Aufgabe. Vermeiden Sie dabei Aufblasen: „Du bist ein weltweit führender Experte" hilft nicht, sondern erzeugt schwülstige Sprache.

Baustein 2: Die Aufgabe mit Kontext

Der wichtigste und am häufigsten vernachlässigte Teil. Beschreiben Sie nicht nur, was entstehen soll, sondern die Ausgangslage: Wer ist der Adressat, was ist vorausgegangen, was soll danach passieren.

Vergleichen Sie:

Vorher: „Schreib eine Absage an einen Bewerber."

Nachher: „Wir haben eine Stelle in der Buchhaltung besetzt. Ein Bewerber war fachlich geeignet, hatte aber deutlich weniger Erfahrung als die ausgewählte Person. Er hat sich im Gespräch sehr engagiert gezeigt und wir würden ihn gern für künftige Stellen im Blick behalten. Formuliere eine Absage, die das ehrlich transportiert, ohne eine Zusage zu machen."

Der zweite Prompt braucht dreißig Sekunden mehr und liefert einen Text, den man tatsächlich verschicken kann. Achten Sie dabei auf die Datengrenze: In diesem Beispiel steht bewusst kein Name. Wo diese Linie verläuft, beschreiben wir in ChatGPT im Büro: Wo die Grenze bei Firmendaten liegt.

Baustein 3: Form und Umfang

Sagen Sie, was Sie zurückbekommen wollen. Ohne Angabe erhalten Sie den Durchschnitt aus allem, was das Modell je gesehen hat – meist zu lang und zu allgemein.

Nützlich sind Angaben zu Länge („höchstens 150 Wörter"), Struktur („drei Absätze, kein Aufzählungszeichen"), Tonfall („sachlich, ohne Werbesprache") und Ansprache („Sie-Form"). Besonders wirksam ist die Bitte um Varianten: „Gib mir drei Fassungen mit unterschiedlichem Tonfall." Auswählen ist leichter als korrigieren.

Baustein 4: Die Leitplanken

Sagen Sie, was nicht passieren soll. Zwei Angaben lohnen fast immer.

Keine Erfindungen. „Verwende ausschließlich die Angaben aus meinem Text. Wenn dir Informationen fehlen, frage nach, statt sie zu ergänzen." Das ist die wirksamste einzelne Ergänzung überhaupt, weil sie das häufigste Problem an der Wurzel packt – erfundene, aber plausibel klingende Details.

Keine Floskeln. „Keine Einleitungsfloskeln, keine Zusammenfassung am Ende, keine Superlative." Das entfernt genau die Merkmale, an denen Leser KI-Texte erkennen.

Alles zusammen

Ein vollständiger Prompt sieht dann so aus:

„Du bist erfahrener Kundenbetreuer in einem mittelständischen Maschinenbauunternehmen. Ein Kunde beschwert sich, dass ein Ersatzteil zwei Wochen später kam als zugesagt. Die Verzögerung lag bei unserem Zulieferer, das haben wir aber nicht rechtzeitig kommuniziert. Der Kunde ist langjährig und wichtig. Formuliere eine Antwort: höchstens 150 Wörter, Sie-Form, sachlich, mit klarer Übernahme der Verantwortung für die fehlende Information, ohne Schuldzuweisung an den Zulieferer. Keine Einleitungsfloskeln. Verwende nur meine Angaben und erfinde keine Details wie Auftragsnummern oder Termine."

Das dauert eine Minute und ersetzt drei Korrekturrunden.

Fünf Fehler, die immer wieder vorkommen

Zu höflich fragen. „Könntest du mir vielleicht helfen, eventuell einen Text zu schreiben?" verwässert die Anweisung. Ein Prompt ist ein Auftrag, kein Gespräch.

Alles auf einmal wollen. Wer Recherche, Struktur und Ausformulierung in einem Schritt verlangt, bekommt alle drei mittelmäßig. Zerlegen Sie: erst gliedern, dann prüfen, dann ausformulieren.

Nicht nachbessern. Der erste Versuch ist ein Entwurf. „Der zweite Absatz ist zu allgemein, mach ihn konkreter" führt schneller zum Ziel als ein neuer Prompt von vorn.

Ergebnisse ungeprüft übernehmen. Zahlen, Namen, Zitate, Rechtsverweise: immer nachsehen. Auch – gerade – wenn der Text überzeugend klingt.

Gute Prompts wegwerfen. Was funktioniert hat, gehört in eine Sammlung. Nach drei Monaten haben Sie eine Bibliothek, die dem ganzen Team dient.

Fazit

Rolle, Aufgabe mit Kontext, gewünschte Form, Leitplanken – mehr braucht es für den Arbeitsalltag nicht. Wer diese vier Bausteine benutzt, kommt ohne Spezialwissen zu Ergebnissen, die tatsächlich verwendbar sind. Und wer den Baustein „keine Erfindungen" ergänzt, vermeidet das Problem, das im Berufsleben am teuersten wird.

Im Kurs KI im Arbeitsalltag üben wir genau das über acht Wochen an eigenen Aufgaben ein – tool-agnostisch, damit die Fähigkeit bleibt, auch wenn Sie das Werkzeug wechseln. Warum systematische Schulung inzwischen auch rechtlich geboten ist, lesen Sie in KI-Kompetenzpflicht: Was Unternehmen jetzt tun müssen.

Häufige Fragen zum Formulieren von Prompts

Muss ich Prompts auf Englisch schreiben?

Nein. Aktuelle Sprachmodelle arbeiten mit deutschen Anweisungen zuverlässig. Für deutsche Texte ist eine deutsche Anweisung sogar von Vorteil, weil Feinheiten in Ansprache und Tonfall besser getroffen werden.

Wie lang sollte ein Prompt sein?

So lang wie nötig. Drei bis sechs Sätze sind für die meisten Aufgaben angemessen. Entscheidend ist nicht die Länge, sondern ob Rolle, Kontext, gewünschte Form und Leitplanken enthalten sind.

Was hilft gegen erfundene Angaben?

Die wirksamste Ergänzung lautet: „Verwende ausschließlich meine Angaben. Wenn Informationen fehlen, frage nach, statt sie zu ergänzen." Das verhindert die meisten Erfindungen. Prüfen müssen Sie Zahlen, Namen und Quellen trotzdem.

Warum klingen KI-Texte so gleichförmig?

Weil ohne Vorgaben der Durchschnitt entsteht. Abhilfe schaffen konkrete Angaben zu Tonfall und Struktur sowie das ausdrückliche Verbot von Einleitungsfloskeln, Zusammenfassungen am Ende und Superlativen.

Lohnt sich eine Prompt-Sammlung im Team?

Ja, und sie ist der am meisten unterschätzte Schritt. Bewährte Anweisungen an einem gemeinsamen Ort ersparen jedem das Nachbauen und heben das Niveau im Team spürbar an. Ein einfaches geteiltes Dokument genügt.