Wenn in einem Unternehmen jemand von KI profitiert, dann die Assistenz. Kaum eine andere Rolle besteht so sehr aus genau den Aufgaben, die Sprachmodelle gut können: schreiben, zusammenfassen, strukturieren, übersetzen, vorbereiten. Und kaum eine andere Rolle wird bei Einführungen so oft übersehen, weil KI-Projekte meist in der IT oder im Marketing beginnen.

Dieser Beitrag zeigt sieben Einsätze, die im Office-Alltag sofort tragen – und die Stellen, an denen Vorsicht angebracht ist, weil in der Assistenz besonders viel Vertrauliches über den Schreibtisch geht.

1. Protokolle, die tatsächlich entstehen

Das Besprechungsprotokoll ist der klassische Fall: wichtig, aufwendig, und deshalb oft unvollständig. Wer nach der Sitzung zwei Minuten die Kernpunkte diktiert und daraus ein strukturiertes Protokoll mit Themen, Beschlüssen und Zuständigkeiten erzeugen lässt, kommt in einem Bruchteil der Zeit zu einem besseren Ergebnis.

Bei Mitschnitten ist Vorsicht geboten: Die Aufzeichnung eines Gesprächs ohne Kenntnis aller Beteiligten ist rechtlich heikel und kann strafbar sein. Die eigene nachträgliche Zusammenfassung ist unproblematisch.

2. Korrespondenz in der richtigen Tonlage

Absagen, die nicht schroff wirken. Nachfassen, das nicht drängelt. Terminverschiebungen, die nicht nach Desinteresse klingen. Diese Feinarbeit kostet Zeit, weil man dreimal umformuliert.

Ein Modell liefert drei Varianten in unterschiedlichem Ton, aus denen man auswählt. Auswählen ist deutlich schneller als selbst formulieren – und das Ergebnis ist oft besser, weil man vergleicht.

3. Lange Dokumente auf das Wesentliche bringen

Ein vierzigseitiger Bericht, aus dem die Geschäftsführung fünf Sätze braucht. Ein Vertragsentwurf, bei dem die Abweichungen zur letzten Fassung interessieren. Ein E-Mail-Verlauf mit sechzehn Beiträgen.

Zusammenfassen ist die zuverlässigste Fähigkeit von Sprachmodellen, weil das Material mitgeliefert wird und wenig erfunden werden muss. Achten Sie auf die Datengrenze – ausführlich in ChatGPT im Büro: Wo die Grenze bei Firmendaten liegt.

4. Reisen und Termine vorbereiten

Eine Reiseübersicht aus verstreuten Bestätigungen: Zeiten, Adressen, Wege, Puffer. Eine Terminvorbereitung mit den relevanten Punkten aus früheren Gesprächen. Eine Agenda aus stichwortartigen Zurufen.

Der Gewinn liegt weniger im Tempo als in der Vollständigkeit – solche Übersichten entstehen sonst oft gar nicht.

5. Präsentationen vorstrukturieren

Nicht die Gestaltung, sondern der Aufbau: Welche Gliederung trägt die Aussage, welche Punkte gehören auf welche Folie, was fehlt in der Argumentation. Ein Modell ist ein brauchbarer Gegenüber, um eine Struktur zu prüfen, bevor die Arbeit an den Folien beginnt.

6. Übersetzen und Sprachniveau anpassen

Nicht nur zwischen Sprachen, sondern zwischen Registern: ein technischer Text für Nichttechniker, ein interner Vermerk für externe Empfänger, eine formelle Fassung eines lockeren Entwurfs. Diese Übersetzungsleistung ist eine der stärksten Fähigkeiten von Sprachmodellen.

7. Vorlagen und Textbausteine pflegen

Jede Assistenz hat eine Sammlung wiederkehrender Formulierungen – meist im Kopf oder verstreut in alten E-Mails. Diese Sammlung einmal zu ordnen und in eine Bibliothek zu überführen, ist Arbeit, die sich täglich auszahlt und die mit KI-Unterstützung an einem Nachmittag zu schaffen ist.

Dasselbe gilt für bewährte Anweisungen an das Werkzeug selbst: Was einmal gut funktioniert hat, gehört gesammelt. Wie solche Anweisungen aufgebaut sein sollten, steht in Gute Prompts schreiben.

Worauf die Assistenz besonders achten muss

In kaum einer Rolle laufen so viele vertrauliche Vorgänge zusammen. Drei Punkte verdienen deshalb Aufmerksamkeit.

Personalangelegenheiten. Krankmeldungen, Abmahnungen, Gehaltsfragen, Bewerbungen – all das geht regelmäßig über den Schreibtisch der Assistenz und gehört in kein allgemeines KI-Werkzeug. Was im Personalbereich gilt, steht in KI in der Personalabteilung: Was erlaubt ist.

Vorstands- und Geschäftsführungsthemen. Strategiepapiere, Verhandlungsstände, Personalentscheidungen. Auch ohne Personenbezug sind das Geschäftsgeheimnisse.

Der Anhang-Reflex. Eine Datei hochzuladen ist bequemer, als den Inhalt zu beschreiben – und deshalb der häufigste Weg, auf dem mehr Daten abfließen als beabsichtigt. Dokumente enthalten oft Kommentare, Änderungsverläufe und Metadaten, die beim Betrachten nicht sichtbar sind.

Warum gerade die Assistenz geschult gehört

Bei KI-Einführungen wird die Assistenz häufig übersehen: Sie sitzt selten in Projektgruppen und meldet sich selten von sich aus. Dabei ist sie die Rolle mit dem größten Hebel – hoher Textanteil, viele wiederkehrende Aufgaben, und zugleich hoher Anteil vertraulicher Vorgänge.

Dazu kommt die rechtliche Seite: Die Kompetenzpflicht nach dem EU AI Act macht keinen Unterschied nach Hierarchie oder Abteilung. Wer KI im Arbeitszusammenhang nutzt, ist erfasst. Näheres in Art. 4 KI-Verordnung: Wer geschult werden muss.

Fazit

Für die Assistenz ist KI kein Zukunftsthema, sondern das Werkzeug mit dem unmittelbarsten Nutzen im Haus: Protokolle, Korrespondenz, Zusammenfassungen, Vorbereitung, Übersetzung. Voraussetzung ist, dass die Datengrenze klar ist – gerade weil hier besonders viel Vertrauliches zusammenläuft.

Unser Kurs KI im Arbeitsalltag enthält einen eigenen Abteilungsbaukasten für Assistenz, Office und Management. Sie greifen sich heraus, was zu Ihrer Rolle passt, statt sich durch fremde Anwendungsfälle zu arbeiten.

Häufige Fragen zu KI im Office-Alltag

Darf ich Besprechungen mitschneiden und zusammenfassen lassen?

Ein Mitschnitt ohne Kenntnis aller Beteiligten ist rechtlich heikel und kann strafbar sein. Unproblematisch ist es, nach der Sitzung selbst die Kernpunkte zu diktieren und daraus ein strukturiertes Protokoll erzeugen zu lassen.

Was darf die Assistenz nicht in ein KI-Werkzeug geben?

Personalangelegenheiten wie Krankmeldungen, Abmahnungen, Gehaltsfragen und Bewerbungen, außerdem Strategiepapiere, Verhandlungsstände und alles, was Geschäftsgeheimnis ist. Bei Unsicherheit hilft die Frage, ob man das Dokument ausgedruckt im Zug liegen lassen würde.

Ist es sicherer, Dateien hochzuladen oder Text einzufügen?

Text einzufügen ist kontrollierbarer. Dateien enthalten oft Kommentare, Änderungsverläufe und Metadaten, die beim Betrachten nicht sichtbar sind. Am sichersten ist es, die Aufgabe zu beschreiben, statt Originalmaterial zu übergeben.

Welcher Einsatz lohnt sich am schnellsten?

Protokolle und Zusammenfassungen langer Dokumente. Beides spart unmittelbar Zeit, das Material wird mitgeliefert, und Fehler fallen beim Lesen auf, bevor sie Schaden anrichten.

Muss die Assistenz geschult werden?

Ja, sofern sie KI im Arbeitszusammenhang nutzt. Die Kompetenzpflicht nach Artikel 4 EU AI Act unterscheidet nicht nach Hierarchie oder Abteilung. Fachlich spricht ohnehin alles dafür: Der Hebel ist hier größer als in den meisten anderen Rollen.